Scan vers e-mail : ce qui change fin 2026

Votre copieur envoie vos numérisations par e-mail, votre logiciel expédie les factures tout seul, votre alarme vous écrit ? S'ils passent par votre messagerie Microsoft 365 avec un mot de passe enregistré dans leurs réglages, ils risquent de s'arrêter fin décembre 2026. Microsoft l'a annoncé le 27 janvier 2026 : l'« authentification de base » de l'envoi d'e-mails par SMTP AUTH sera alors désactivée par défaut dans Exchange Online, la messagerie de Microsoft 365. Sont concernés les TPE, cabinets et commerces qui y ont leurs e-mails et au moins un appareil ou un logiciel qui envoie des e-mails tout seul. Voici comment le vérifier, les solutions documentées par Microsoft, à qui vous adresser et ce qu'il ne faut surtout pas faire.

Ce que Microsoft change, et quand

Pour envoyer un e-mail, un copieur ou un logiciel se connecte au serveur d'envoi de Microsoft 365 : c'est l'envoi « SMTP AUTH » (SMTP est le langage des serveurs d'e-mails). Avec l'authentification de base, il présente un nom d'utilisateur et un mot de passe à chaque envoi, souvent enregistrés dans l'appareil ; Microsoft juge cette méthode exposée au vol d'identifiants et à l'hameçonnage. Son calendrier, publié le 27 janvier 2026 :

Jusqu'à fin décembre 2026 : rien ne change.
Fin décembre 2026 : l'authentification de base de SMTP AUTH sera désactivée par défaut pour les comptes Microsoft 365 existants ; l'administrateur pourra encore la réactiver si besoin.
Comptes créés après décembre 2026 : elle ne sera pas disponible par défaut ; OAuth sera la méthode prise en charge.
Second semestre 2027 : Microsoft annoncera la date de sa suppression définitive.

Ce calendrier remplace les précédents (septembre 2025, puis mars-avril 2026) ; début novembre 2026, c'est toujours lui que cite la documentation de Microsoft. OAuth, ou « authentification moderne », remplace le mot de passe par une autorisation (un « jeton ») limitée dans le temps et propre à cet usage, compatible avec la double authentification.

Êtes-vous concerné ? Faites le tour du bureau

Oui, si votre messagerie professionnelle est chez Microsoft 365 et qu'un appareil ou un logiciel y envoie des e-mails tout seul, avec une adresse et un mot de passe enregistrés dans ses réglages. Microsoft cite les applications, les serveurs de rapports et les copieurs multifonctions. Pensez à :

le copieur ou le scanner qui « scanne vers e-mail », le fax qui transfère les télécopies par e-mail et les alertes de l'appareil : Ricoh les cite parmi les fonctions touchées ;
les logiciels de facturation, de devis, de caisse ou de prise de rendez-vous qui envoient des e-mails ;
le formulaire de contact de votre site, s'il expédie les messages par votre boîte Microsoft 365 ;
les appareils qui envoient des alertes par e-mail : serveur de fichiers (NAS), onduleur, alarme, automate… ;
un logiciel de messagerie relié en POP ou en IMAP, comme Thunderbird : il envoie lui aussi par SMTP AUTH. Vérifiez que son serveur d'envoi utilise OAuth, et non le mot de passe.

Votre messagerie de tous les jours n'est pas en cause : Outlook, Outlook sur le web, l'application Mail de l'iPhone et Outlook sur smartphone n'utilisent pas SMTP AUTH, d'après Microsoft.

Comment le vérifier, appareil par appareil

Dressez d'abord la liste : chaque appareil ou logiciel qui envoie des e-mails, l'adresse qu'il utilise, qui l'a installé et qui l'entretient. Puis, pour chacun :

Regardez ses réglages d'e-mail, dans son menu ou sur sa page de réglages, ouverte dans un navigateur. Serveur d'envoi smtp.office365.com, port 587 ou 25, une adresse et un mot de passe : c'est SMTP AUTH avec authentification de base, l'appareil est concerné.
Le serveur se termine par mail.protection.outlook.com ? L'appareil utilise l'envoi direct ou un relais par connecteur, sans mot de passe, explique Microsoft : il n'est pas touché par ce changement.
Côté administrateur, le Centre d'administration Exchange propose, parmi ses rapports sur le flux de courrier, le rapport des clients SMTP AUTH : pour chaque adresse, il indique si l'authentification est de base ou moderne. Il affiche 7 jours par défaut : passez à 90, le maximum, pour repérer les appareils qui envoient rarement.
Dans le Centre d'administration Microsoft 365 : « Utilisateurs », « Utilisateurs actifs », un utilisateur, « Courrier », puis « Gérer les applications de messagerie ». La case « SMTP authentifié » cochée signale une boîte autorisée à envoyer par SMTP AUTH, un réglage que Microsoft désactive pour les organisations créées après janvier 2020 : cherchez quel appareil ou logiciel s'en sert.

Les solutions, de la plus simple à la plus technique

Passer à OAuth : c'est la méthode que recommande Microsoft, et elle demande souvent une mise à jour. Chez Ricoh, par exemple, les modèles de la liste publiée par le fabricant reçoivent un micrologiciel (le logiciel interne du copieur) compatible OAuth 2.0, puis se règlent depuis leur page web ; Canon documente, sur ses modèles compatibles, un réglage OAuth 2.0 propre à Microsoft, dans l'interface web du copieur. Pour un logiciel, demandez à l'éditeur la version qui gère l'authentification moderne. Microsoft exige aussi un chiffrement TLS 1.2 ou 1.3 : un appareil qui recommande ou utilise d'office le port 465 ne le gère pas.
Ne plus passer par l'e-mail : tant que la mise à jour n'existe pas, Ricoh conseille une méthode sans e-mail. Exemple : numériser vers un dossier partagé du réseau.
Le relais par connecteur : l'appareil envoie sans mot de passe au serveur de votre domaine chez Microsoft 365, qui le reconnaît grâce à un « connecteur » (par un certificat ou votre adresse IP publique). Il faut le port 25 ouvert, votre enregistrement SPF (la liste publique des serveurs autorisés à envoyer pour votre domaine) à jour et, sans certificat, une adresse IP fixe réservée à votre entreprise. Il écrit aussi à l'extérieur.
L'envoi direct : sans mot de passe non plus, mais seulement vers les adresses de votre organisation, jamais vers vos clients. Microsoft ne le conseille qu'aux entreprises prêtes à administrer un serveur de messagerie, et prépare une option pour le désactiver par défaut.
Les services d'envoi de Microsoft, « Email à volume élevé » (vos propres adresses seulement, payé à l'usage par un abonnement Azure) ou Azure Communication Services : des chantiers pour un prestataire.
Remplacer l'appareil ou le logiciel, si rien d'autre n'est possible.

Rien n'est prêt fin décembre ? L'administrateur pourra réactiver l'authentification de base, indique Microsoft. C'est un sursis : la date de sa suppression définitive sera annoncée au second semestre 2027.

À qui s'adresser, et quoi demander

Le fournisseur ou le loueur du copieur : « Mon modèle sait-il envoyer vers Microsoft 365 avec OAuth 2.0 et TLS 1.2 ? Faut-il une mise à jour, qui la fait, et quand ? »
L'éditeur de chaque logiciel qui envoie des e-mails : la même question, et la date de la version compatible.
Le prestataire de votre site, pour le formulaire de contact.
L'administrateur de votre compte Microsoft 365 (souvent vous-même ou votre prestataire) : le rapport des clients SMTP AUTH, les boîtes où « SMTP authentifié » est coché.

Notez les réponses et fixez une date avant la fin décembre : la bascule tombe en pleine période de fêtes.

Ce qu'il ne faut surtout pas faire

Désactiver la double authentification ou les « paramètres de sécurité par défaut » pour faire repartir le copieur. Ces paramètres protègent tous les comptes de l'entreprise : ils imposent la double authentification et bloquent les anciennes méthodes de connexion, qui permettent de la contourner. Selon Microsoft, ces deux mesures stoppent plus de 99,9 % des attaques contre les identifiants. Sa page de dépannage des imprimantes propose bien de désactiver ces paramètres, avec cet avertissement : « N'effectuez pas cette étape, sauf si vous comprenez les risques impliqués ». Comme ils bloquent déjà l'authentification de base, un copieur qui envoie aujourd'hui avec un simple mot de passe signale sans doute qu'ils sont désactivés : une fois vos appareils passés à une autre méthode, voyez avec votre prestataire s'il faut les réactiver.
Mettre dans le copieur le mot de passe d'un administrateur, ou le vôtre. L'identifiant reste souvent enregistré dans l'appareil, et ce mode d'envoi peut servir à expédier des e-mails depuis un compte piraté, prévient Microsoft. En attendant, utilisez une boîte réservée à l'appareil, sans droit d'administration, avec un mot de passe long et unique.
Compter sur un « mot de passe d'application ». La fin de l'authentification de base empêche aussi de s'en servir, précise Microsoft.
Basculer en envoi direct « pour voir ». Une mauvaise configuration peut perturber vos e-mails ou menacer leur sécurité, avertit Microsoft ; et vos clients ne recevraient plus rien.
Attendre la panne. Un appareil qui n'envoie plus ne donne pas toujours d'explication claire, reconnaît Microsoft. Et la réactivation après fin décembre ne durera qu'un temps.

On s'en occupe avec vous

Nous venons dans vos locaux, à Nancy et dans tout le Grand Nancy. Avec vous, nous faisons l'inventaire de tout ce qui envoie des e-mails (copieur, scanner, logiciels, site, alarmes), nous vérifions la méthode de chacun et préparons les questions pour vos fournisseurs. Puis nous réglons votre messagerie pro et l'envoi de chaque appareil, en lien avec votre fournisseur si le copieur est sous contrat, ou mettons en place la solution retenue. C'est notre configuration d'outils métier, à 95 € net avec une heure de formation offerte (voir nos solutions pour les entreprises) ; pour un seul appareil, notre dépannage informatique à domicile commence au forfait S, à 50 € net jusqu'à une heure. Votre messagerie reste chez Microsoft 365 : nous la réglons, nous ne l'hébergeons pas. Si votre imprimante multifonction ne peut pas être mise à jour, nous livrons et installons des imprimantes, en vérifiant avant l'achat qu'elles savent envoyer avec OAuth. Ensuite, notre contrat de maintenance, à 40 € par mois et par poste, suit ces changements pour vous : mises à jour, sécurité, nettoyage, contrôle des sauvegardes, dépannages compris, et une imprimante comprise pour ses réglages. Le diagnostic par téléphone est gratuit : appelez-nous au 06 69 61 02 73.

Sources : Microsoft, blog de l'équipe Exchange (en anglais), nouveau calendrier de la fin de l'authentification de base pour SMTP AUTH (27 janvier 2026) et annonce d'avril 2024 (mise à jour le 27 janvier 2026) ; Microsoft Learn, configurer un périphérique multifonction ou une application pour envoyer des e-mails (16 septembre 2026), problèmes des imprimantes, scanneurs et applications métier qui envoient des e-mails, activer ou désactiver SMTP AUTH (16 septembre 2026), rapport des clients SMTP AUTH (19 août 2026), dépréciation de l'authentification de base dans Exchange Online, paramètres de sécurité par défaut dans Microsoft Entra ID (16 octobre 2026) et, en anglais, Email à volume élevé (2 juin 2026) ; Ricoh, fin de l'authentification de base dans Exchange Online et produits concernés (en anglais, mise à jour du 6 février 2026) ; Canon, serveur de messagerie cloud avec OAuth 2.0 (manuel en ligne, en anglais).

Scan vers e-mail, logiciels métier : ce que Microsoft 365 désactive fin décembre 2026